Hoy vamos a hablar sobre la factura electrónica, que tantas dudas genera entre los empresarios. Sobre todo, en lo referente a la obligatoriedad, validez y requisitos.

Lo primero que debes saber es que tiene la misma validez legal que una factura en papel, pero la diferencia es que se emite y se recibe en formato electrónico. Esta es una de las ventajas de la facturas, ya que permite la transmisión de información de manera más rápida y eficiente. Es, por tanto, uno de los motivos por los que en los últimos años se ha fomentado su uso, puesto que supone grandes beneficios para los empresarios y también para la Administración Pública.

¿Quién está obligado a emitir a emitir factura electrónica?

Quiero recordarte que, desde 2015, están obligados a emitir factura electrónica todos aquellos negocios que realicen operaciones con la Administración Pública o con grandes empresas, siendo voluntaria para todos aquellos empresarios que quieran optar por dicho formato.

A esto hay que añadir una de las novedades que más revuelo está provocando entre los empresarios: la aprobación de la nueva Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas. Esta ley conocida como Ley Crea y Crece establece, en su artículo 12, la obligatoriedad de emitir facturas electrónicas a todas aquellas empresas que se constituyan bajo los requisitos establecidos en esta nueva Ley.

Hasta ahí parece todo claro, pero ¿qué requisitos debe cumplir una factura electrónica para que sea válida?, ¿qué soluciones tecnológicas o software de facturación se pueden utilizar para su emisión? En este artículo vamos a dar respuesta a estas dos preguntas que desde hace unos meses están en boca de muchos empresarios y emprendedores.

Cómo cumplir con los requisitos de la factura electrónica

La factura electrónica debe incluir los mismos datos que una factura en papel. Nos referimos a la fecha de emisión de la factura, el número, datos fiscales del emisor y del receptor, descripción de los bienes o servicios entregados y el importe total.

Partiendo de esa base, los requisitos que debe cumplir la factura electrónica para que sea válida son los siguientes:

• Legible esto significa que la factura se tiene que poder visualizar sin problemas y que todos los datos contenidos en ella deben ser legibles. Este requisito es básico y lo cumplen a la perfección todos los programas de facturación.
• Íntegra y auténtica es decir, que la factura no haya sido modificada desde su emisión y que la identidad del emisor y del proveedor está garantizada. Para cumplir con este requisito es necesario utilizar firma electrónica, EDI y otros medios aprobados por la Agencia Tributaria que aseguran la autenticidad e integridad.
• Formato. Si la factura electrónica va dirigida a Administración Pública, el formato es XML. Para ello puedes utilizar el programar facilitado por el Ministerio de Hacienda, llamado Facturae o cualquier otro programa de facturación, como CAIFAC, que te permita generar las facturas en dicho formato. Si la factura no va dirigida a la Administración Pública, sino a cualquier otra sociedad o particular, se pueden utilizar, además del formato XML, otros como PDF o TXT, HTML etc.

Por tanto, si estás obligado a facturar electrónicamente, es recomendable utilizar un programa de facturación. De este modo quedará garantizado el cumplimiento de los requisitos antes mencionados y además podrás conservar y almacenar todas las facturas electrónicas durante el tiempo establecido por la ley.

Ahorrar tiempo y dinero con el programa para facturación electrónica CAIFAC, mejora la eficiencia en la gestión de las facturas y reduce el impacto ambiental.

Lunes 20 de marzo 2023

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