Cuando hablamos de factura electrónica nos referimos a aquella factura que se emite, transmite y recibe por medios electrónicos. Es decir, que todo el proceso se hace a través de un medio digital, que además está firmado también digitalmente con certificado oficial.
Ventajas de facturar electrónicamente
La facturación electrónica supone un gran ahorro de costes. Tanto en el empleo de material, como en el ahorro de tiempo para el personal administrativo.
- Al facturar electrónicamente, el emisor envía la factura de manera electrónica y el receptor la procesa también de forma electrónica, lo que supone un gran avance en la automatización de procesos.
- Se ven reducidos en gran medida los posibles errores humanos. El espacio necesario en las oficinas, para el almacenamiento de documentación, disminuye.
- Al emitir y recibir todo en formato digital estamos contribuyendo al mantenimiento del medioambiente.
¿Cómo emitir una factura electrónica?
La factura electrónica se debe emitir de forma obligatoria cuando se expide una
factura a la Administración Pública y de forma voluntaria a las empresas del sector
privado.
La ventaja para las empresas del sector privado es la agilidad y la automatización
de procesos tanto administrativos como contables.
Sin embargo para que puedas emitir una factura electrónicamente a una empresa
privada necesitas su consentimiento.
Los programas de facturación, permiten emitir facturas electrónicas desde su propia
plataforma. Si además utilizas un programa de facturación online podrás acceder a
toda la información de facturación en cualquier momento y desde cualquier lugar.
La mayoría de los programas de facturación online, permiten la creación de
facturas electrónicas, la generación de las remesas a facturar a los clientes y
suelen estar sincronizados con los programas de gestión contable. Esto permite
automatizar, como hemos comentado, parte del proceso contable.
Este aspecto es de gran importancia sobre todo para los asesores especializados en la materia contable. Disponer de programas en la nube, te hará ser más eficiente en tus procesos y ganarás tiempo para realizar un asesoramiento de calidad a tus clientes.
También tenemos que añadir que la factura electrónica tiene la misma validez que la factura en papel ya que para ser considerada factura electrónica debe cumplir una serie de requisitos que la autentifican.
Para crear una factura electrónica hay varias formas de hacerlo:
- En el caso de que seas una pequeña/mediana empresa o autónomo, podrás utilizar el programa gratuito que ofrece el Ministerio de Industria Energía y Turismo.
- Puedes emitir también la factura electrónica mediante un tercero, es decir, utilizar un servicio de intermediación. Será la empresa prestadora de servicio quién realizará la firma electrónica de las facturas.
- Y por último, mediante un software de facturación que te permita emitir facturas electrónicas. En este caso, tendrás que disponer de un certificado electrónico válido. Recuerda que si utilizas un programa de facturación en la nube, además contarás con la ventaja de la accesibilidad.
Cada vez es más importante digitalizar los negocios y automatizar los procesos, para continuar creciendo.
Avanza al ritmo de la tecnología y crece con ella.
Lunes 28 de Septiembre de 2020
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