La legalización de los libros contables es uno de los procesos necesarios que deben llevar a cabo todas las empresas. Este proceso se realiza ante el Registro Mercantil y sirve para certificar la fidelidad de los registros contables según la normativa vigente.

• Libros contables propiamente dichos. Incluyen el Libro Diario y el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, donde se registran de forma cronológica y detallada las operaciones comerciales y la situación financiera de la empresa.
• Libros societarios. Lo forman el libro de Actas, el Libro de Socios y el Libro de Acciones Nominativas, entre otros. Estos libros reflejan la información relativa a la constitución, estructura societaria y eventos relevantes de la empresa.

Para poder llevar a cabo el control de toda esta información contable, es necesario utilizar un software de contabilidad con el que poder generar y extraer el fichero con los libros obligatorios para legalizarlos en el Registro Mercantil correspondiente.

PLAZOS PARA LA LEGALIZACIÓN EN 2024

El plazo para la legalización de libros contables es de cuatro meses después del cierre del ejercicio social. Si el ejercicio coincide con el año natural, es decir, se cerró el 31 de diciembre del año 2023, entonces la fecha límite para la legalización de los libros del ejercicio 2023 será el 30 de abril de 2024.

La legalización de libros contables se realiza exclusivamente de manera telemática. Así los estableció la Ley 14/2013 de 29 de septiembre de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, concretamente en su artículo 18. Por lo tanto, se prohíbe la presentación en papel o en soporte electrónico no telemático.

Sin embargo, en casos excepcionales por problemas técnicos, se permite la presentación en el Registro mediante dispositivos de almacenamiento de datos, y siempre cumpliendo con los requisitos que establezca el Registro Mercantil.

Si el ejercicio económico no coincide con el año natural, se contarán los cuatro meses desde la fecha de cierre del ejercicio. Por ejemplo, si el cierre se produce el 30 de septiembre del año 2023, entonces la fecha límite para la legalización telemática de los libros sería el 31 de enero del año 2024.

Cumplir con estos plazos es fundamental para evitar sanciones y mantener la regularidad en la gestión contable de la empresa. Es importante que las empresas estén al tanto de sus obligaciones y tomen las medidas necesarias para cumplir con los plazos establecidos por la legislación vigente. Para ello, el uso de un software de contabilidad para generar y legalizar los libros contables aporta grandes ventajas, entre las que cabe destacar un aumento en la eficiencia de los procesos contables, una mejora en la toma de decisiones, y un mayor control y adecuación a la normativa vigente.

SANCIONES POR NO PRESENTAR LOS LIBROS CONTABLES

La presentación de los libros contables es una obligación legal para todas las empresas y personas jurídicas. El incumplimiento de esta obligación puede acarrear sanciones importantes:

• Sanciones por no legalizar los libros contables. La ley no establece una sanción directa por no legalizar de los libros contables en el Registro Mercantil, pero, sin embargo, sí existen sanciones indirectas a través de la Ley General Tributaria, que considera como una infracción grave el incumplimiento de las obligaciones contables y registrales. Esta infracción conlleva una multa fija de 150€.
• Sanciones por no llevar la contabilidad de forma adecuada. Además de la multa fija de 150€, la empresa también puede ser sancionada por los siguientes conceptos:


• Omisión, inexactitud de operaciones y uso de cuentas incorrectas. Entre 150€ y 6.000€.
• Falta de legalización de los libros contables. Será un impedimento para poder solicitar subvenciones de la Administración Pública.



Estas son solo algunas de las posibles sanciones, ya que la cantidad exacta de la multa dependerá de la gravedad de la infracción y del historial sancionador de la empresa.

Es, por tanto, recomendable que sea un asesor contable quien se encargue de la generación y legalización de los libros contables de tu empresa. Con su conocimiento en la materia y el uso de un programa de contabilidad para legalizar los libros contables de tu empresa, lo tendrás todo controlado.

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Lunes 15 de abril 2024


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