Una de las obligaciones que debe cumplir cualquier empresa es la legalización de los libros contables.

La correspondiente al ejercicio 2024 se llevará a cabo durante este año 2025, por lo que es esencial conocer tanto los plazos y procedimientos, como los software de gestión contable especializados en hacer este proceso más ágil y eficiente.

Este año contamos con una novedad, el Identificador Registral Único de la Sociedad o código IRUS. Se trata de un código alfanumérico de 13 dígitos que identifica de manera única a las sociedades en los registros públicos.

Este identificador se asigna automáticamente al abrir un folio registral electrónico, y que servirá para la cumplimentación del modelo 038 de la AEAT relativo a las operaciones de las entidades inscritas en registros públicos. Las sociedades inscritas a partir del 9 de mayo de 2024 ya cuentan con este código, mientras que las restantes lo obtendrán al realizar cualquier gestión con el Registro Mercantil.

PLAZOS PARA LA LEGALIZACIÓN DE LOS LIBROS CONTABLES 2024

Según el artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores, todos los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios deben legalizarse telemáticamente en el Registro Mercantil antes de que transcurran cuatro meses desde la fecha de cierre del ejercicio. Por lo tanto, si el ejercicio coincide con el año natural, es decir, finaliza el 31 de diciembre de 2024, el plazo máximo para legalizar los libros será el 30 de abril de 2025.

El incumplimiento de la obligación de legalizar los libros contables puede tener consecuencias negativas para la empresa:

• Sanciones. Desde el punto de vista mercantil, no existe un régimen sancionador específico. Sin embargo, en el ámbito tributario, el artículo 200 de la Ley General Tributaria contempla como infracción grave el incumplimiento de las obligaciones contables y registrales, lo que puede suponer sanciones de 150 a 300 euros. También prevé sanciones más severas en caso de que la omisión o inexactitud de los libros contables implique fraude o alteración de la contabilidad. Estas sanciones pueden oscilar entre los 150 y 6.000 euros en función del volumen de operaciones omitidas o falseadas.
  
  
• Posibles problemas legales. La falta de legalización puede derivar en responsabilidades legales para los administradores de la empresa.


• Ralentización de los procesos judiciales. En caso de litigios, la ausencia de libros legalizados puede debilitar la posición de la empresa, ya que estos documentos suelen ser fundamentales como medios de prueba.


• Problemas o bloqueos en los Registros. El Registro Mercantil puede rechazar la inscripción de actos societarios, como cambio de domicilio social, variación de administradores, concesión de poderes etc. si la empresa no tiene sus libros debidamente legalizados.

LEGALIZA LOS LIBROS CONTABLES CON CAICONTA

Para cumplir eficazmente con las obligaciones contables y agilizar la legalización de libros, las empresas pueden apoyarse en soluciones tecnológicas especializadas. Una de ellas es CAICONTA, un software de contabilidad local o en la nube diseñado para optimizar la gestión contable de empresas, asesorías y despachos profesionales.

Entre sus funcionalidades más destacadas se encuentran las siguientes:

• Gestión del inmovilizado. Control y administración sencilla de los bienes de la empresa.
• Generación automática de libros contables. Preparación de los documentos necesarios para su presentación en el Registro Mercantil.
• Contabilización automática de bancos y gestión de cartera. Control de cobros y pagos, facturación y previsiones de tesorería. Importación y conciliación de movimientos bancarios con formato Norma 43.
• Digitalización de facturas. Conversión de facturas en papel a datos digitales editables, reduciendo errores y aumentando la eficiencia.
• Rapidez y seguridad. Acceso seguro y cifrado con copias de seguridad diarias.

CAICONTA permite a las empresas gestionar su contabilidad de forma intuitiva y eficiente, asegurando el cumplimiento normativo y optimizando los procesos a realizar con la Administración Pública.

Legaliza tus libros, prueba el programa contable CAICONTA local o el software de contabilidad online CAICONTA en la nube y mejora la gestión de tu negocio.

Martes 11 de marzo 2025

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